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windreamLink für Microsoft Dynamics AX

23. September 2014

windreamLink für Microsoft Dynamics AX erweitert das ERP-System um die umfangreichen Funktionalitäten des windream ECM. Die Integration von windream reduziert unproduktive Tätigkeiten wie Ablage/Suche und ermöglicht eine effiziente und rasche Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern. Darüber hinaus garantiert windreamLink für Microsoft Dynamics AX eine gesetzeskonforme Ablage aller Ein- und Ausgangsbelege.

Alle archivierten Dokumente können komfortabel direkt in Dynamics AX und auch unabhängig von einer Dynamics AX Installation in windream recherchiert und sofort angezeigt werden. Ohne weiteren Integrationsaufwand wird zusätzlich die bestehende Infrastruktur mit allen Office-, Mail- und anderen Anwendungen unterstützt.

 

Integrierte Archivierung:

Durch den Einsatz der integrierten Schnittstelle ist es möglich, jeden in Dynamics AX erzeugten Beleg im windream Archiv abzulegen. Die Belege werden hierbei im PDF Format übernommen oder optional in PDF/A (rechtssicher, plattformunabhängig) konvertiert und das Firmenbriefpapier automatisch hinterlegt. Hiermit kann der „Originalbeleg“ später direkt aus windream per E-Mail oder Fax verschickt werden. Das Briefpapier kann pro Belegart und Mandant frei zugeordnet werden. Neben den Indexdaten werden auch die gesamten Textdaten der Dokumente für die Volltextsuche in windream übernommen. Die Archivierung der Dokumente erfolgt automatisch z.B. bei Lieferscheinen und Rechnungen oder benutzergesteuert beispielsweise bei Projektdokumenten/Stücklisten. Ein wesentlicher Aspekt ist auch, dass nach der Einbindung der Schnittstelle keine zusätzliche Anwenderschulung erforderlich ist. Die Archivierung aller Belege wird zentral eingerichtet und erfolgt über das leistungsstarke Backend-Service am Archivserver. Eine Vielzahl von individuellen Einstellmöglichkeiten erlaubt eine flexible Anpassung an die verschiedensten Systemumgebungen.


Eingangsrechnungen und externe Dokumente:

windream verwaltet selbstverständlich nicht nur Belege aus Dynamics AX sondern alle Dokumentenarten (gescannte Belege, Office-Dokumente, CAD-Dateien, E-Mails etc.). Diese Dokumente können nun sehr einfach mit Dynamics AX Belegen verknüpft und in späterer Folge in Dynamics AX oder windream recherchiert werden. Damit stehen auf Knopfdruck alle Dokumente zu einem Auftrag (Angebot, Korrespondenz inkl. E-Mails, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift usw.) in Sekunden schnelle direkt am Arbeitsplatz jedes berechtigten Anwenders zur Verfügung. Außendienstmitarbeiter oder auch Kunden können über das windream WebPortal auf gleiche Weise auf die Dokumente zugreifen. Für die Automatisierung der Eingangsrechnungsprozesse stehen sowohl eine komplette Barcodelösung als auch die automatische Erfassung der Belegdaten zur Verfügung. Die Dokumente werden natürlich im rechtssicheren windream Langzeitarchiv gespeichert. Weiterhin stehen neben der Versionskontrolle auch alle anderen windream Funktionen zur Verfügung.

 

Direkter Zugriff auf alle Dokumente:

Alle Dynamics AX Benutzer bleiben immer in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung und können auf Knopfdruck alle Belege direkt anzeigen oder eine umfassendere Belegsuche starten. Mittels Mausklick wird im Hintergrund automatisch die Suche nach den zugeordneten Dokumenten ausgeführt. Entsprechend der automatisch gesetzten Zugriffsrechte wird die Dokumentenliste angezeigt und die Dokumente können schnell mit dem windream Dokumentenviewer durchgeblättert werden – es ist hierfür keine Installation der Originalanwendung (z.B. Microsoft Office, PDF Reader) erforderlich.

 

Leistungsmerkmale:

  • Automatische, rechtssichere Archivierung aller Ausgangs- und Eingangsbelege
  • Vollständige Integration in Microsoft Dynamics AX Benutzeroberfläche
  • Dynamische Sicht auf komplette Kunden-, Auftrags- oder Projektakten
  • Einfache Kopplung mit weiteren Anwendungen im Unternehmen
  • Schnelle Integration in Dynamics AX Systeme durch grafisches Setup
  • Optional: Elektronische Signatur und E-Mail Versand der Belege

 

Flexibel erweiterbares Integrationsframework:

Schnelle, flexible Integration. Alle Funktionalitäten und die gesamte Kommunikationsintelligenz sind im windreamLink Framework gekapselt. Über zentrale Anpassungen werden die Interaktionen zwischen Dynamics AX und windream sehr einfach und schnell parametrisiert - kostspielige Programmierungen entfallen hierbei.
Offene Schnittstelle. Im Gegensatz zu anderen Schnittstellen, die meist mit einem sehr starren Konzept und einer direkten Applikationsprogrammierung versehen sind, arbeitet windreamLink mit einer offenen Architektur. In der Regel werden auf der Seite von Dynamics AX kundenbezogen Anpassungen und Erweiterungen vorgenommen, in die nun aber auch die Schnittstellenfunktionen mit einbezogen werden müssen. Mit windreamLink werden dem Dynamics AX Partner oder dem unternehmensinternen Dynamics AX Betreuer einfache Schnittstellen in die Hand gegeben mit denen anforderungsbezogen selbständig Erweiterungen vorgenommen werden können. Durch das offene Integrationsframework können nun in windream und in Dynamics AX neue Möglichkeiten geschaffen werden, ohne sofort eineprogrammtechnische Anpassung im anderen System durchführen zu müssen.


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